Bourse pour stage hors Québec (BSHQ) – 2023-2024

1. OBJECTIFS

• Encourager la mobilité nationale et internationale de la relève d’excellence en vue d’élargir son réseau scientifique et d’enrichir son cheminement intellectuel au contact de différentes traditions de recherche.
• Permettre d’ajouter une plus-value à la formation universitaire grâce à la mobilité et à la collaboration hors Québec et internationale.
• Favoriser les échanges scientifiques et l’ouverture à de nouvelles perspectives de recherche.

Toutes publications examinées par les pairs qui découleront des travaux de recherche rendus possibles par cet octroi devront être diffusées en libre accès immédiat (sans embargo), sous licence ouverte, conformément à la Politique de diffusion en libre accès des FRQ (révisée en 2022).

2. PERSONNES VISÉES

Ce programme s’adresse aux personnes bénéficiant d’une bourse à la maîtrise (A2Z1-B1Z) ou au doctorat (A2Z2-B2Z) du FRQSC qui souhaitent faire un stage de courte durée dans un milieu universitaire à l’extérieur du Québec.

3. VALEUR DE LA BOURSE ET FRAIS COUVERTS

La valeur de la BSHQ est estimée en fonction des dépenses admissibles décrites ci-après. La BSHQ est cumulable avec la bourse de maîtrise ou de doctorat du FRQSC. Elle peut également être complémentaire à d’autres sources de financement du stage, mais elle ne peut servir à couvrir des dépenses imputées à d’autres fonds.

En plus de l’indemnité pour les frais de scolarité, le montant maximum remboursable pour l’ensemble des frais de séjour indexés et les frais de déplacement est de 10 000 $ canadiens.

Frais de séjour

Une allocation forfaitaire pour les frais de séjour de 1 500 $ par mois, indexée en fonction du coût de la vie dans le lieu de réalisation du stage, sera versée à la réception d’une attestation provenant de la personne assurant la supervision du stage et précisant la date du début et de la fin du stage effectué.

Frais de scolarité

Les frais de scolarité exigés par l’établissement d’accueil, jusqu’à un maximum de 4 000 $ canadiens, peuvent être remboursés. Pour le calcul de cette indemnité, le Fonds tient compte uniquement des frais de scolarité, à l’exclusion des frais d’inscription, de cotisation à des associations étudiantes, etc. Dans tous les cas, des reçus officiels doivent être présentés.

Frais de déplacement

Le coût d’un billet d’avion, de train ou d’autobus aller-retour en classe économique pour se rendre sur le lieu de stage sera remboursé sur présentation d’une copie du billet (électronique ou papier) et de la facture détaillée. Seuls les billets aller-retour présentant une ville de départ identique à la ville de retour seront considérés pour un remboursement intégral. Par ailleurs, une demande de remboursement des frais de déplacement présentant des billets de type aller simple sera payée au montant d’un seul billet soumis, soit celui du moins coûteux. Les coûts du transport pour atteindre ou quitter les gares et les aéroports seront remboursés sur présentation de pièces justificatives.

Si le moyen de transport utilisé est l’automobile, l’indemnité sera de 0,59/km jusqu’à concurrence du prix d’un aller-retour en avion en classe économique. Ces frais seront remboursés sur présentation de deux reçus de postes d’essence, l’un au départ, l’autre à l’arrivée.

Un seul déplacement aller-retour est remboursable même si le stage se fait en plusieurs étapes. Seuls les frais de déplacement pour se rendre sur les lieux du stage et en revenir peuvent être remboursés. Les frais de déplacement sur place ne sont pas remboursables.

Aucune indemnité ne sera versée pour d’autres frais (ex. : frais de voyage du conjoint ou des personnes à charge, frais de déménagement des effets personnels ou frais de transport du matériel de recherche).

4. ADMISSIBILITÉ

La personne candidate doit satisfaire à toutes les conditions d’admissibilité suivantes lors de la transmission du formulaire de demande de bourse ainsi que pendant toute la durée de la bourse.

Pour être considérée admissible, la personne candidate doit :

• Détenir une bourse de formation à la maîtrise ou au doctorat en recherche du FRQSC.
• Être inscrite à temps plein dans un programme de maîtrise ou de doctorat dans une université québécoise.
• Effectuer le stage sous la supervision à la fois de la personne assurant la direction de recherche à la maîtrise ou au doctorat et d’une personne assurant la supervision scientifique dans le milieu d’accueil.
• Démontrer clairement la nature des activités scientifiques auxquelles elle participera ainsi que leur valeur ajoutée en termes d’expérience scientifique et de réseautage, en regard du programme d’études.
• Avoir terminé, au début du stage, la scolarité obligatoire prévue dans le cadre du programme d’études; le projet de maîtrise ou de thèse, quant à lui, doit avoir reçu l’approbation finale des instances désignées.

Pour être considéré admissible, le stage proposé doit :

• Être situé à l’extérieur du Québec. Dans le cas d’un programme en cotutelle, l’établissement conjoint n’est pas admissible.
• Être d’une durée minimale de deux mois et jusqu’à six mois maximum. Il est possible d’effectuer le stage en plusieurs étapes, mais un seul déplacement aller-retour sur le lieu de stage est remboursable.
• Se terminer au plus tard au terme de la neuvième session d’inscription à temps plein à la maîtrise, et de la dix-huitième session d’inscription au doctorat.
• Ne pas viser la poursuite d’un stage obligatoire ou de cours obligatoires crédités dans le cadre du programme de formation de maîtrise ou de doctorat, ni de tout autre cours ou séminaires.
• Ne pas servir de terrain de recherche au projet de recherche du mémoire ou de la thèse (p. ex. cueillette de données, entrevues, réalisation de la portion création, etc.).

Un seul stage peut être financé dans le cadre de ce programme pendant la durée de la bourse de maîtrise ou de doctorat.

5. MILIEUX DE STAGE ADMISSIBLES

Universités, organismes, industries avec département de recherche hors Québec.

6. TEMPORALITÉ DU CONCOURS

La demande de bourse peut être soumise en tout temps.

7. DEMANDE

La demande de bourse pour stage doit être rédigée de préférence en français, mais elle peut l’être également en anglais. Toutefois, le titre doit obligatoirement être rédigé en français. Celui-ci pourrait être utilisé à des fins de promotion et de diffusion par le Fonds (RGC, article 3.6).

Veuillez consulter le document Normes de présentation des fichiers joints (.PDF) aux formulaires FRQnet pour mettre en forme les fichiers à joindre à la demande, le cas échéant.

La demande de bourse pour stage doit contenir les éléments suivants, à transmettre via le Portfolio électronique FRQnet, dans les sections du formulaire électronique prévues à cet effet ou dans la section « Autres documents », le cas échéant :

• Le formulaire de demande dûment rempli et disponible à partir du Portfolio électronique FRQnet, section « Mes formulaires »;
• La lettre d’appui de la personne qui dirige la maîtrise ou le doctorat;
• La lettre d’appui de la personne qui assurera la supervision du stage en milieu d’accueil.

Pour être recevables, les documents numérisés en format .PDF doivent être lisibles et ne comporter aucune protection en lecture ni configuration spéciale en double onglet.

Toute page excédentaire, par rapport au nombre maximal autorisé dans une des sections de la demande, sera retirée du dossier soumis à l’évaluation.

Tout document manquant rend le dossier non admissible.

Un dossier incomplet, ne présentant pas les documents et renseignements permettant d’en établir l’admissibilité ou d’en faire l’évaluation est déclaré non recevable par le Fonds. Aucun document non exigé ne sera soumis au comité d’évaluation. Les éléments absents du dossier ne seront pas demandés.

Une fois le formulaire de demande transmis, aucune modification ni retransmission ne peut être effectuée. Aucun document reçu après la transmission du formulaire ne sera considéré.

Le FRQSC se réserve le droit de vérifier l’authenticité de tous les documents et renseignements fournis dans la demande auprès de la personne candidate et éventuellement auprès des organismes concernés.

LA PERSONNE CANDIDATE NE DOIT PAS OUBLIER DE TRANSMETTRE SA DEMANDE, APRÈS L’AVOIR REMPLIE ET VALIDÉE.

Il est possible de vérifier en tout temps que le formulaire de demande est bien transmis dans le Portfolio électronique à la section « Mes formulaires ». La mention « Transmis au Fonds » doit y apparaître, ce qui atteste de la réception de la demande par le Fonds.

Après réception des demandes, le Fonds en vérifie l’admissibilité. Un avis envoyé par courriel, au plus tard au cours du mois suivant la transmission de la demande, informera du suivi qui est fait du dossier et, s’il y a lieu, de son envoi au comité d’évaluation. Ce dernier a néanmoins le droit de déclarer une demande non admissible s’il juge qu’elle ne rencontre pas les conditions et objectifs du programme.

Les personnes dont le dossier est incomplet ou non admissible seront également informées par courriel de la non-transmission de leur dossier au comité d’évaluation.

8. ÉVALUATION

Critères d’évaluation, indicateurs et pondérations 

Projet de stage (50 points)

• Objectifs et pertinence du stage
• Adéquation entre le projet de maîtrise ou de thèse et le projet de stage
• Valeur ajoutée du stage (pour le milieu d’accueil et pour la personne candidate)

Calendrier des réalisations (20 points)

• Pertinence des activités
• Réalisme du calendrier

Milieu d’accueil et d’encadrement (30 points)

• Qualité du milieu d’accueil et de l’encadrement

Processus d’évaluation

Le comité d’évaluation peut recommander la période à financer en fonction du calendrier soumis dans la demande en tenant compte des objectifs du stage. Par conséquent, la durée recommandée peut être moindre de celle indiquée dans la demande.

Le nombre de dossiers recommandés qui feront l’objet d’un financement dépend des fonds disponibles pour ce programme.

9. ANNONCE DES RÉSULTATS

L’annonce des résultats se fait aux cours des six semaines suivant la date de transmission de la demande via le Portfolio électronique FRQnet de la personne candidate.

Les récipiendaires d’une bourse pour stage hors Québec ont la responsabilité de s’informer auprès du consulat ou de l’ambassade du pays d’accueil pour obtenir, s’il y a lieu, un visa de séjour.

10. RÈGLES D'UTILISATION

La personne titulaire d’une bourse pour stage doit demeurer inscrite à temps plein dans son programme d’études pour toute la durée du stage. Tout changement de statut en cours d’octroi doit immédiatement être signalé au Fonds.

Les dates de début et de fin du stage peuvent être modifiées sous condition de l’approbation, par le Fonds, d’une demande de modification documentée et soumise via le Portfolio électronique FRQnet. Le changement proposé doit respecter l’ensemble des règles d’admissibilité et n’induire aucune modification à la nature du stage tel qu’évalué. La demande de modification est analysée pour approbation. Le Fonds peut décider de poursuivre, diminuer, suspendre ou mettre fin aux versements. Il pourrait aussi exiger le remboursement des sommes versées. La décision est communiquée par courriel.

VERSEMENT DE LA BOURSE

Le versement de la bourse est conditionnel à la confirmation d’inscription à temps plein dans le programme de 2ième ou de 3ème cycle et de la transmission, via la Portfolio électronique FRQnet de la personne titulaire de l’octroi, d’une attestation de présence sur les lieux du stage signée par la personne en assurant la supervision et qui confirme la date officielle de début des activités.

RÈGLES DE CUMUL

Si une BSHQ est accordée, aucun cumul avec un programme de soutien aux cotutelles à l’international ou avec d’autres programmes de mobilité offerts par le gouvernement du Québec, le gouvernement fédéral et le programme Mitacs Globalink n’est permis pendant la même période. Les personnes qui bénéficient d’un programme de soutien à la mobilité d’un ministère (p. ex. ministère de l’Éducation et de l’Enseignement Supérieur en collaboration avec les universités) ne peuvent réclamer que la différence entre la valeur de la bourse à la mobilité et la valeur du financement obtenu au programme BSHQ.

RAPPORT DE STAGE

Toute personne récipiendaire d’une BSHQ s’engage à transmettre au Fonds, les reçus pour remboursement des frais couverts (section 6) et un rapport résumant le déroulement des activités et précisant dans quelle mesure les objectifs ont été atteints (voir RGC, section 7.2). Ce rapport doit être signé à la fois par la personne assurant la direction de recherche à la maîtrise ou au doctorat, celle qui assure la supervision dans le milieu de stage et la personne titulaire de la bourse, et soumis dans le Portfolio électronique FRQnet de cette dernière.

La personne qui assure la supervision dans le milieu de stage doit remplir la section qui lui est réservée, en faisant état des réussites et/ou des échecs du stage tels que perçus ou évalués par le milieu d’accueil.

PRISE D’EFFET

Les dispositions du présent document s’appliquent à l’exercice financier 2023-2024.